Alla pratica di Comunicazione Unica vanno allegati tutti i documenti richiesti dall’adempimento e dagli enti destinatari, come, ad esempio:
• gli atti o i documenti comprovanti il possesso di determinati requisiti (autorizzazioni, licenze, concessioni, contratti, certificati di iscrizione o di abilitazione, ecc.);
• la procura per il Registro Imprese e Albo Artigiani se non c’è la firma digitale del titolare o del legale rappresentante;
• il documento di riconoscimento ogni volta che c’è una procura o una autocertificazione;
• il permesso di soggiorno dei soggetti fisici nominati nella pratica con nazionalità extraeuropea;
• la SCIA e le eventuali dichiarazioni;
• gli atti soggetti a deposito (verbali, statuto, patti sociali, atti di modifica statutaria, ecc.).
I documenti informatici da allegare devono essere prodotti con procedimenti tecnici che garantiscano la riproduzione fedele e duratura del contenuto dell’originale: memorizzazione digitale dell’immagine del documento originale tramite scanner oppure riproduzione su file del contenuto trascritto nei documenti originali.
Si consiglia il ricorso allo scanner solo se strettamente necessario, cioè solo in completa assenza di una copia informatica del documento. L’uso dello scanner deve portare a documenti di dimensioni trattabili in rete, per cui consigliamo una definizione non superiore a 200 dpi e l’uso del Bianco e Nero.
I documenti informatici devono essere convertiti in file di tipo .PDF o PDF/A. E’ ammessa anche l’estensione TIFF.
L’art. 6 del D.P.C.M. 10/12/2008 (G.U. del 31 dicembre 2008 n. 304) dispone che nelle more della definizione, da parte di DigitPA, delle specifiche XML (eXtensible Markup language), gli atti da allegare alle pratiche del Registro delle Imprese, devono essere rappresentati da un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell’atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei.
Tale obbligo è in vigore dal 15/01/2009 (data di entrata in vigore del Decreto).
E’ bene evidenziare che non si tratta del classico PDF ottenibile dai tradizionali convertitori, ma di uno standard pubblico (ISO 19005-1) ottenibile tramite specifici software. Lo standard attualmente riconosciuto e approvato è lo standard PDF/A-1. La conformità dei documenti elettronici a tale formato sarà verificata dall’Ufficio del Registro delle Imprese al momento dell’assegnazione del numero di protocollo della pratica. Va evidenziato che l’art. 7 del citato D.P.C.M. prevede che qualora le istanze non siano conformi, l’Ufficio del Registro richiede all’interessato la regolarizzazione, assegnando un congruo termine per l’adempimento. Ove il termine non sia rispettato l’Ufficio deve respingere l’istanza. Nella nota Unioncamere n. 2991 del 24/02/2009 è stato precisato che “tale formato dovrà esser richiesto solo per gli atti notarili e per gli altri documenti che possono essere considerati come atti” e che ”quindi non è necessario per gli allegati, per i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia né per i documenti relativi al R.E.A.”.
Sembrano quindi esclusi dall’obbligo gli atti e i documenti allegati alla pratiche (non tanto del bilancio) a ai fini meramente probatori quali:
• verbali di assemblea/organo amministrativo per il rinnovo delle cariche sociali o conferimento di poteri;
• copie di autorizzazioni, licenze, mandati, lettere di incarico e altri documenti amministrativi;
• deleghe alla presentazione della pratica e documenti di riconoscimento.
Tutti gli atti soggetti a deposito al Registro delle Imprese devono essere poi firmati digitalmente dal soggetto legittimato o tenuto al deposito (titolare, legale rappresentante, notaio, commercialista). Inoltre devono essere firmati digitalmente la Procura e le autocertificazioni.
Posta Elettronica Certificata
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema che consente l’invio di messaggi email conferendo valore legale al pro-cesso di consegna dei messaggi, essendo fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.
Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute elettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”:
• l’avvenuto invio di un documento informatico da parte del mittente;
• l’avvenuta ricezione dello stesso documento da parte del destinatario;
• i riferimenti temporali della trasmissione.
Per trasmissione PEC si intende uno scambio di messaggi email tra due indirizzi di posta elettronica che si avvalgono ENTRAMBI del servizio di certificazione fornito da un Gestore PEC.
Permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio: ordini, contratti, fatture). E’ largamente utilizzata negli adempimenti con la Pubblica amministrazione e, per determinate pratiche, è un requisito obbligatorio. Infatti, le ricevute di presentazione e le comunicazioni da parte delle Camere di Commercio, dell’INPS e degli altri enti coinvolti nella procedura di Comunicazione Unica avvengono esclusivamente tramite messaggi di Posta Elettronica Certificata.
La Firma Digitale e le sue funzioni
La firma digitale consente di apporre la firma ai documenti in formato elettronico ed ha la stessa validità legale della tradizionale firma apposta su carta.
E’ il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di codifica crittografica a chiavi asimmetriche (una pubblica e una privata), che consente:
• la sottoscrizione di un documento informatico;
• la verifica, da parte dei destinatari, dell’identità del soggetto firmatario;
• la sicurezza della provenienza del documento;
• la certezza che l’informazione contenuta nel documento non sia stata alterata.
Firmare un documento digitalmente è quindi completamente diverso dall’apporre la propria firma autografa digitalizzata o scansionata in calce ad un documento. La firma digitale è uno degli strumenti indispensabili per poter presentare la Comunicazione Unica o depositare il bilancio al Registro delle Imprese.
Il dispositivo di firma digitale può essere rilasciato solo dagli enti certificatori abilitati (Certification Authority) da DigitPA ed è di due tipologie: Smart Card (una card con chip simile al bancomat) e Token SIM Card (una chiavetta USB con chip di firma integrato).
Per utilizzare la Smart Card è necessario aver installato nel computer:
• il software di firma digitale;
• il lettore di Smart Card.
La Smart Card può essere utilizzata per l’apposizione della firma digitale sui documenti informatici e per l’autenticazione in siti web o firmare messaggi di posta elettronica. La Smart Card infatti contiene due certificati:
• certificato di sottoscrizione: lo scopo di questo certificato è di dare il valore della “forma scritta” ai documenti informatici. E’ un insieme di informazioni atte a definire con certezza la corrispondenza tra il nome del soggetto certificato e la sua chiave pubblica. Nel certificato compaiono altre informazioni tra cui il Certificatore che lo ha emesso, il periodo di tempo in cui il certificato può essere utilizzato, ecc.
• certificato di autenticazione: lo scopo di questo certificato è quello di firmare messaggi di posta elettronica (garanzia dell’identità del mittente); può anche essere usato per accedere a siti web (al posto di user/password). Nel certificato compaiono altre informazioni tra cui il Certificatore che lo ha emesso, il periodo di tempo in cui il certificato può essere utilizzato, ecc.. A questo certificato, al momento del rilascio, viene associato un indirizzo di posta elettronica in modo univoco, quindi il certificato potrà essere usato solo con quell’indirizzo.